‹ Back

KPI Area Manager Demi Meningkatkan Kinerja Tim Pada Retail Apotek

 

  Seorang Area Manager di industri Retail khususnya apotek tidak lepas dari Key Peformance Indicator atau yang lebih dibilang KPI. Sehingga dengan adanya KPI ini akan membuat perusahaan mengukur peforma Area Manager secara objektif.

 

Dalam Artikel berikut kita akan membahas tentang apa saja KPI dari seorang Area Manager dan seberapa penting bagi perusahaan.

 

Key Performance Indicator (KPI)

Pada KPI seorang Area Manager saya merasa terdapat 8 inidkator utama yang harus diraih. 8 Indikator adalah pertumbuhan penjualan, profit margin, ketersediaan produk, stok mati, shrinkage, pengalaman konsumen, produktivitas tim dan kepatuhan SOP.

 

8 indikator ini adalah standar bagi Area Manager dan harus diraih guna mengembangkan bisnis ke arah yang lebih positif. Selain itu, dengan mengevaluasi peforma outlet membuat Area Manager dapat menemukan akar masalah kenapa salah satu indikator tidak tercapai.

 

Mengapa KPI Penting bagi AM?

Seringkali seorang Area Manager mengelola outlet bisa sampai 20 apotek di bawah koordinasinya. Hal inilah yang akan membuat AM menentukan apotek mana yang akan diprioritaskan untuk dikerjakan berdasarkan KPI yang belum tercapai. Oleh karena itu, Area Manager harus selalu membuat pertanyaan sebagai berikut:

- Apotek mana yang perlu diprioritaskan?

- Apakah ada kendala pada ekonomi makro?

- Apakah ada apotek yang bermasalah pada pelayanan?

- Apakah ada produk utama yang tidak tersedia di apotek?

- Apakah terjadinya penurunan disebabkan karena jumlah pelanggan yang turun?

- Dan masih banyak lagi.

 

Pertanyaan-pertanyaan ini akan membuat seorang Area Manager dapar mengidentifikasi pola, menentukan prioritas berbasis KPI. Sehingga aksi nyata yang akan dilakukan nantinya berdasarkan analisis mendalam dan bukan spontan.

 

Framework Area Manager menurut saya: Balanced Retail Performance

Dengan pengalaman saya menjadi Area Manager kurang lebih 4 tahun, framework seorang Area Manager yang paling cocok yaitu Balanced Retail Peformance. Framework ini menggabungkan 4 perspektif utama dalam melihat peforma apotek.

 

4 perspektif utama yang mendasari hal ini yakni:

1. Financial Performance adalah perspektif dalam mengukur kemampuan apotek dalam menghasilkan penjualan serta keuntungan sesuai yang diharapkan.

2. Operational Excellence adalah perspektif yang digunakan untuk menilai seberapa konsisten tim di apotek untuk menjalankan SOP yang telah ditetapkan.

3. Customer Experience adalah perspektif guna mengukur kualitas pelayanan yang berdampak pada pengalaman konsumen.

4. People Development adalah perspektif terakhir yang menilai kemampuan apotek dalam membuat tim lebih produktivitas dan akhirnya mengembangkan keilmuan.

 

 

Kemudian, keempat perspektif ini akan saling berkaitan dan nantinya akan berdampak pada penjualan yang tinggi serta memberikan pengalaman yang memuaskan kepada konsumen.

 

8 KPI Seorang Area Manager

Kembali ke 8 indikator KPI sesuai info di atas. Saat ini kita akan mebahas detail terkait masing-masing KPI yang harus diraih oleh seorang Area Manager.
 

KPI 1: Pertumbuhan Penjualan

Mau tidak mau bahwa pertumbuhan penjualan menjadi indikator utama yang harus dipantau dan diupayakan agar teraih. Pertumbuhan penjualan akan dibandingkan dengan periode sebelumnya dan akhirnya akan terlihat apakah apotek tersebut pada saat ini mengalami pertumbuhan positif atau penurunan.

 

Contoh sederhana, apotek mengalami pertumbuhan penjualan sebesar +12%. Namun, setelah ditelusuri bahwa pertumbuhan positif ini terjadi karena ada satu produk yang sering dibeli oleh masyarakat akhir-akhir ini. Oleh karena itu, guna meraih potensi maksimal dapat dengan cara menjualkan produk yang memiliki fungsi yang sama.

 

 

KPI 2: Profit Margin

Ilmu retail mauapun apotek yang harus dipahami bahwa tidak semua penjualan menghasilkan keuntungan yang sama. Perlu diketahui bahwa beberapa produk memiliki margin yang tinggi adapun juga yang rendah. Sehingga gross profit margin akan menjadi indikator kedua yang harus selalu diperhatikan.

 

Di sini seninya dari seorang Area Manager, ia harus tahu bagaimana menentukan strategi-strategi penjualan yang berdampak pada omset tapi harus tetap menjaga margin. Sehingga profit margin ini akan menjadi indikator kedua yang harus dilakukan oleh Area Manager.

 

KPI 3: Ketersediaan Produk

Semua industri retail khususnya apotek membuat semua konsumen yang datang berharap mendapatkan produk yang sesuai kebutuhan. Jikalai produk yang dibutuhkan tidak tersedia, nantinya konsumen loyal ini akan lama-kelamaan kehilangan kepercayaan terhadap apotek.

 

Dengan ketersediaan produk menjadi indikator bagi Area Manager membuat ia dan tim tahu produk-produk mana saja yang berkontribusi dalam penjualan dalam jumlah besar. Selain itu, dengan ketersediaan produk yang makin terpenuhi akan memperbesar peluang dari apotek untuk tetap memenuhi kebutuhan konsumen. Seorang Area Manager tidak mengharapkan adanya kekosongan stok untuk produk-produk yang berdampak langsung ke penjualan serta loyalitas konsumen dapat terjaga.

 

KPI 4: Stok Mati

Selain ketersediaan produk yang harus diadakan, seringkali jika salah pengadaan produk tersebut akan menjadi stok mati. Stock mati ini jika terlalu banyak akan menjadi beban apotek karena tidak mampu berputar dengan baik. Perputaran stok yang baik ini akan menunjukkan bahwa modal kerja digunakan secara efisien. Sehingga Indikator stok mati akan menjadi fokus seorang Area Manager untuk memperkecil angka stok mati.

 

Stok mati seringkali terjadi oleh berbagai faktor, faktor paling umum terjadi karena pembelian kurang tepat dan strategi merchandising yang kurang relevan. Sehingga seorang Area Manager harus berperan penting untuk menjaga agar stok mati tidak bertambah.

 

KPI 5: Shrinkage

Semua bisnis pasti akan ada potensi kerugian. Ancaman kerugian yang sering dijumpai adalah shrinkage atau selisih antara stok fisik dengan yang ada di sistem. Shrinkage terjadi karena kesalahan tim dalam pencatatan yang tidak akurat, kehilangan serta kerusakan produk dan yang paling dijumpai adalah SOP tidak berjalan.

 

Area Manager harus tahu apa saja poin-poin apa saja yang berpotensi shrinkage seperti melakukan audit stok secara berkala, memastikan SOP terus berjalan hingga melakukan coaching tim tentang pentingnya akurasi stok. Dengan melakukan hal tersebut, maka pontensi kerugian akibah shrinkage akibat kesalahan tim akan terminimalkan hingga tidak ada.

 

KPI 6: Pengalaman Konsumen

Pengalaman konsumen akan menjadi alasan utama untuk sebuah bisnis dapat bertahan dalam jangka waktu yang lama. Jika seorang penggiat retail tidak dapat menjaga pengalaman konsumen, bisa dipastikan bahwa bisnis tidak akan bertahan lama. Oleh karena itu, dengan menetapkan pengalaman konsumen menjadi indikator yang harus diraih oleh Area Manager membuat bisnis dapat bertahan.

 

Perilaku konsumen saat ini mayoritas tidak terpengaruhi oleh harga. Melainkan, hal-hal remeh seperti kecepatan pelayanan, keramahan tim di apotek, kebersihan hingga kemudahan dalam proses transaksi. Dengan mengetahui penyebab yang memengaruhi pengalaman konsumen membuat Area Manager harus selalu menjaganya secara konsisten.

 

Salah satu cara yang bisa seorang Area Manager lakukan untuk menjaga pengalaman konsumen dengan cara menjalankan survei kepuasan pelanggan, menambah ulasan digital hingga menerima keluhan konsumen yang diterima. Terkait keluhan konsumen saat ini jangan dianggap menjadi ancaman. Melainkan, keluhan ini akan menjadi informasi yang berharga untuk tetap selalu menjaga kualitas pelayanan demi tercapainya pengalaman konsumen.

 

KPI 7: Produktivitas Tim

Indikator ketujuh yang tidak kalah penting yaitu sumber daya manusia. Dari indikator pertama sampai keenam dari tadi berfokus pada penjualan, produk dan konsumen saat ini membahas tentang sumber daya manusia. Pada KPI ketujuh ini Area Manager harus mengukur terkait produktivitas kinerja tim secara objektif.

 

Dalam mengukur produktivitas tidak semata-mata melihat karyawan yang paling banyak menjual dibanding lainnya. Namun, dengan memastikan semua anggota tim bisa berkontribusi optimal untuk sama-sama berkembang. Dengan mengukur produktivitas ini Area Manager harus menjaga keseimbangan beban kerja tiap-tiap tim dibawahnya. Jangan sampai seorang Area Manager membebankan semua kerjaan ke setiap karyawannya.

 

KPI 8: Kepatuhan SOP

Standar Operation Procedure (SOP) adalah fondasi dalam menjalankan operasional di semua bisnis. Dengan adanya SOP yang telah rapi membuat setiap apotek akan secara otomatis menjalankan proses dengan sendirinya tanpa intervensi dari Area Manager. Sehingga dengan adanya Area Manager memiliki tanggung jawab dalam memastikan semua apotek yang berada di bawah koordinasinya untuk mematuhi SOP.

 

Dalam menjaga kepatuhan SOP ini hal-hal yang bisa dilakukan oleh Area Manager yakni audit operasional, evaluasi store manager hingga memberikan hasil kunjungan. Jika Area Manager dapat melakukan hal tersebut akan membuat kepatuhan tim terhadap SOP meningkat.

 

Kesalahan yang Sering Dilakukan Area Manager

Dalam menjalankan KPI pun seorang Area Manager seringkali melakukan beberapa kesalahan yang membuat KPI tidak tercapai. Kesalahan yang lazim temui adalah

1. Terlalu Fokus pada Omset

Omset memang penting untuk diraih. Namun, jika hanya berfokus pada pencapaian omset tanpa memerdulikan indikator yang telah ditetapkan akan membuat Area Manager kehilangan esensinya sebagai pemantau kinerja apotek.

2. Mengabaikan Data

Saat ini data yang banyak tersebar pada industri retail membuatnya akan berharga jika diolah dengan tepat. Pengelolaan data yang tepat ini akan menghasilkan solusi yang tepat sasaran. Seringkali Area Manager mengabaikan data yang anda dan mengambil keputusan berdasarkan intuisinya.

3. Kurang Melakukan Coaching

Terkadang Area Manager lupa bahwa sumber daya manusia adalah aset berharga yang perlu dipertahankan. Fenomena yang terjadi bahwa banyak sekali tim yang tiba-tiba mengajukan pengunduran diri karena kurangnya ada coaching dari atasan. Sehingga coaching menjadi kegiatan penting yang harus dilakukan oleh Area Manager.

4. Sulit Menentukan Skala Prioritas

Pasti setiap hari Area Manager akan menghadapi masalah yang berbeda-beda. Terkadang masalah yang berbeda-beda ini memiliki tingkat gawat yang berbeda-beda pula. Tidak sedikit Area Manager mengerjakan semua permasalahan dan akhirnya akan kecapekan bahwa permasalahan yang dikerjakan tidak berdampak pada pekerjaan. Oleh karena itu, Area Manager harus tahu penentuan skala prioritas dari segala banyak kendala dan jika dikerjakan terlebih dahulu akan berdampak ke pekerjaan.

 

Kesimpulan

Setelah anda membaca artikel ini pasti tahu bahwa keberhasilan seorang Area Manager tidak sebatas seberapa ahli dia untuk mencapai target penjualan. Namun pada industri retail khususnya apotek, keberhasilan bisa lebih luas dengan mencakup pengellolaan operasional, pengembangan tim di apotek, pengendalian stok hingga kepatuhan terhadap SOP.

 

Dengan menjaga peforma untuk meraih 8 KPI sebelumnya, seorang Area Manager akan memiliki framework yang lebih komprehensif dan dapat mengevaluasi peforma apotek serta mampu untuk menentukan prioritas perbaikan.

 

Namun, yang perlu kalian ketahu bahwa KPI tidak semata-mata sebagai alat pengawasan ke tim. Tapi, dapat menjadi sarana untuk memahami kondisi bisnis yang lebih objektif. Dengan penggunaan data yang tepat nantinya akan menghasilkan keputusan yang relevan, proses coaching yang tepat sasaran dan akhirnya membuat perbaikan berkelanjutan.