Dashboard Bukan Sekadar Laporan: Mengubah Data Outlet Menjadi Strategi Bisnis

Setiap angka yang tertuang pada laporan di bisnis apotek telah menjadi bagian dari aktivitas Area Manager sehari-hari. Angka ini mulai omset yang dilaporkan setiap hari, jumlah stok yang dipantau, target yang terus dievaluasi sampai keluhan konsumen yang selalu dicatat.

 

Semakin banyak apotek yang dikelola Area Manager membuat makin banyak data yang harus diperhatikan. Dalam memperhatikan banyak data tersebut, muncullah sebuah dashboard yang akan menjadi alat penting untuk memahami kondisi di setiap apotek. Dalam dashboard, angka akan tertampil, target dibandingkan dengan omset, outlet yang mencapai target diberikan apresiasi dan yang tidak ahrus dilakukan perbaikan.

 

Sehingga fungsi dashboard tidak berhenti pada aktivitas pelaporan. Tapi, sebua alat yang akan membantu membantu Area Manager untuk memahami kondisi apotek dan akhirnya akan menentukan strategi bisnis. Karena data dilaporan pada dashboard tidak secara otomatis mampu menghasilkan yang strategis.

 

Apa Itu Dashboard dalam Konteks Retail?

Dashboard adalah sebuah tampilan informasi yang menggabungkan banyak data penting yang akan memberikan kondisi bisnis yang dapat dipantau dengan lebih mudah.

 

Biasanya, dashboard pada bisnis apotek dapat berisi indikator seperti

  • Penjualan.
  • Pertumbuhan.
  • Jumlah transaksi.
  • Average basket size.
  • Ketersediaan produk.
  • Produk Pareto.
  • Gross profit margin.
  • Keluhan konsumen.
  • Produktivitas tim.
  • Kepatuhan SOP.
  • Hasil audit operasional.

 

Dengan adanya tampilan ini akan membantu Area Manager tidak perlu membuka berbagai laporan untuk mendapatkan gambaran umum dari suatu apotek. Namun, perlu diketahui dashboard bukan berarti secara otomatis bisa mengambil keputusan strategis. Dashboard harus menjelaskan "Apa yang sedang terjadi, mengapa bisa terjadi dan apa yang harus dilakukan?"

 

Data Tidak Sama dengan Insight

Ini merupakan hal yang penting untuk dipahami oleh seorang Area Manager.

Data adalah fakta.

Insight adalah pemahaman yang dihasilkan dari data.

 

Sebagai contoh, pada dashboard menunjukkan bahwa omset apotek menurun sebanya -10% dibandingkan bulan lalu. Hal ini merupakan data tetapi belum memiliki insight.

 

Guna mendapatkan insight, Area Manager perlu melakukan analisis lebih lanjut seperti jumlah transaksi turun -3%, Average basket size turun -2% dan ketersediaan produk pareto turun -9%. Dari sini pasti akan muncuk beberapa pertanyaan seperti "Apakah ada perubahan perilaku pembelian konsumen?" atau "Apakah penurunan omset ini terjadi karena produk pareto yang menurun?"

 

Jika Area Manager telah sampai ke titik ini akan membua dashboard baru mulai memiliki fungsi yang strategis. Hal ini karena dashboard tidak lagi menjadi tempat melihat data, tetapi menjadi langka awal dalam memulai investigasi.

 

Dari Dashboard Menuju Root Cause Analysis

Selama saya menjadi Area Manager membuat saya sadar bahwa dashboard memiliki hubungan yang erat dengan Root Cause Analysis (RCA). Hal ini karena ketika indikator menunjukkan adanya kondisi yang tidak sesuai, Area Manager akan langsung menggunakannya sebagai sinyal dalam melakukan analisis.

 

Contih sederhananya, pada dashboard menunjukkan adanya peningkatan dari keluhan konsumen sebesar +30%. Jika hanya melihat angka ini dan langsung menyimpulkan kemungkinan hasilnya akan "Tingkatkan cara pelayanan ke konsumen." Tapi setelah ditelusuri, 20% keluhan terjadi pada kurun waktu 18.00 - 20.00 yang dimana itu termasuk jumlah konsumen banyak yang berbelanja. Selanjutnya, 10% sisanya terjadi karena tenaga kerja yang kurang.

 

Dari sini bisa jadi terlihat kemungkinan yang akan menjadi akar masalah. Masalahnya belum tentu karena kualitas pelayanan yang menurun. Bisa jadi terdapat ketidaseimbangan antara jumlah konsumen yang berbelanja dengan kapasitas tim di apotek. Artinya, Dashboard ini sebagai pintu awal Area Manager dalam memulai analisis.

 

Dashboard Harus Menjawab Lima Pertanyaan

Bagi saya yang sudah menjadi Area Manage, dashboard yang idela harus mampu menjawab lima pertanyaan sederhana sebagai berikut:

 

1. What: Apa yang Terjadi?

Pertanyaan yang harus dijawab pertama adalah apa yang terjadi di apotek tersebut?

 

Sebagai contoh:

  • Omset turun.
  • Ketersediaan produk menurun.
  • Produktivitas tim menurun.
  • Keluhan konsumen meningkat.
  • Dll.

Sehingga dashboard akan memegang fungsi sebagai sistem deteksi awal analisis.

 

2. Where: Di Mana Masalah Terjadi?

Contoh seperti saya pernah memegang 17 apotek membuat masing-masingnya tidak memiliki permasalahan yang sama.

  • Ada apotek yang omsetnya tinggi dan rendah.
  • Ada yang stagnan.
  • Ada yang dari pertumbuhan malah negatif.
  • Ada juga omsetnya tinggi tapi terdapat masalah operasional yang kompleks.

 

Karena ini, dashboard dibuat guna membantu Area Manager dalam membandingkan antar gerai yang harapannya bisa menentukan apotek mana yang perlu diarahkan dan yang mana memang membutuhkan intervensi.

 

3. Why: Mengapa Hal Itu Terjadi?

Pada pertanyaan ketiga ini merupakan tahap yang paling penting. Angka pada dashboard menunjukkan kondisi apotek dan Area Manager yang hasru mencari tahu penyebabnya.

 

Misalnya:

Omset turun → Jumlah konsumen turun → Conversion tetap → kemungkinan masalah utama berada pada jumlah kunjungan.

Berbeda dengan:

Omset turun → Jumlah konsumen tetap → Conversion turun → perlu dianalisis kualitas pelayanan, ketersediaan produk, atau faktor lainnya.

 

Dengan cara seperti ini akan membantu Area Manager dalam menghindari keputusan berdasarkan asumsi.

 

4. What Next: Apa yang Harus Dilakukan?

Setelah Area Manager menemukan akar masalahnya, dashboard diperlukan guna membantu dalam menentukan prioritas tindakan.

 

Sebagai contoh:

Masalah: Ketersediaan produk Pareto turun.

Root Cause: Monitoring produk khusus pareto belum konsisten.

Action: Membuat monitoring harian produk prioritas.

PIC: Apoteker/PIC stok.

Target: Stock availability meningkat menjadi 95%.

 

Setelah sampai tahap ini akan membuat data berubah menjadi strategi yang berharga.

 

5. Did It Work: Apakah Strateginya Berhasil?

Seringkali Area Manager lupa mengukur dampak dari action plan yang telah dijalankan. Pada tahap ini, Area manager harus melihat data seiringinan dengan action plan. 

  • Apakah kondisi membaik?
  • Apakah target tercapai?
  • Apakah masalah kembali muncul?

 

Setelah menjawab pertanyaan di atas dan tidak ditemukan adanya kendala. Berarti action plan yang dilakukan dapat dikatakan berhasil. Dengan demikian, dashboard menjadi bagian dari continuous improvement cycle.

 

Dari Data Menjadi Strategic Manajemen Apotek

Pada akhirnya, tujuan dibuatnya dashboard tidak sekedar membuat laporan terlihat lebih profesional. Melainkan, tujuan utamanya untuk membantu perusahaan mampu mengambil keputusan yang strategis.

 

Jika dapat digambarkan secara sederhana, proses data menjadi strategic manajemen apotek seperti:

Data

↓

Dashboard

↓

Identifikasi masalah

↓

Analisis Pola

↓

Mencari Root Cause

↓

Menentukan Action Plan

↓

Mengukur Dampak

↓

Continuous Improvement

 

Pada proses ini, dashboard hanya terlihat pada salah satu bagian. Tapi, nilai dari dashboard ini akan muncul saat data yang digunakan demi mengambil keputusan yang strategis. Oleh karena itu, kemampuan Area Manager tidak sekedar hanya bisa membuat atau membaca dashboard. Tapi, dengan memahami apa yang harus dianalisis dari data yang telah disediakan.

 

Kesimpulan

Pada apotek, data yang ada seringkali memiliki jumlah yang sangat banyak. Namun, dengan banyakanya data tersebut tidak otomatis menghasilkan keputusan yang strategis. Dashboard bukan tempat mengumpulkan laporan. Melainkan, alat untuk memahami kondisi apotek, menemukan pola, mengidentifikasi masalah, menentukan prioritas, menyusun action plan dan mengukur dampaknya.

 

Bagi Area Manager, dengan memiliki kemampuan menganalisis berdasarkan dashboard akan menjadi krusial saat mengelola apotek yang banyak. Karena semakin banyak apotek, semakin mustahilnya membuat keputusan hanya berdasarkan intuisi. Oleh karena itu, dengan data yang ada akan membantu dalam menentukan apotek mana yang membutuhkan perhatian lebih untuk diselesaikan.

 

Satu hal yang penting, dashboard tidak pernah menggantikan kemampuan berpikir seorang Area Manager. Tapi, ia hanya memberikan informasi. Semua kembali lagi dari kemampuan Area Manager yang bisa mengubah informasi menjadi keputusan. Selanjutnya, setelah keputusan tersebut dijalnkan secara konsisten data tidak berhenti sebagai angka dalam laporan. Namun, berevolusi menjadi strategi. Hal inilah membuat dashboard mulai memberikan nilai sebenarnya bagi Area Manager serta bisnis.