Area Manager Bukan Sekadar Mengejar Target: Peran Leadership di Balik Performa Outlet

 

Apa Sebenarnya Peran Area Manager?

Pertanyaan ini sering muncul jika ditanya oleh orang awam. Namun bagi seorang praktisi, pasti akan langsung menghubungkannya ke Target penjualan. Anggapan ini tidak sepenuhnya salah karena seringkali Area Manager dikejar-kejar dengan target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

 

Industri retail biasanya membuat Area Manager bertanggung jawab atas performa apotek yang berada dalam koordinasinya. Sehingga perannya dalam memantau penjualan, operasional, stok, pengalaman konsumen serta mengembangkan keilmuan tim di bawahnya.

 

Namun, setelah saya menjalaninya pada retail farmasi saya menemukan bahwa peran seorang Area Manager jauh lebih rumit daripada hanya memastikan tercapainya target penjualan. Hal ini karena dalam mengelola berbagai apotek pastinya memiliki karakterisik yang berbeda seperti:

 

  • Terdapat apotek yang memiliki lokasi potensial namun penjualannya rendah.
  • Terdapat apotek yang memiliki omset tinggi namun ada masalah operasional.
  • Terdapat apotek dengan kualitas tim terbaik namun ada keterbatasan stok.

 

Karena ini saya belajar satu hal, Area Manager tidak hanya mengejar omset. Melainkan, harus membangun sistem demi menghasilkan omset. Dalam membangun sistem ini diperlukan leadership memegang faktor penting.

 

Area Manager vs Target Penjualan

Seperti yang diketahui bahwa target penjualan menjadi penentu dalam mengukur performa suati apotek. Tapi, target penjualan tidak menilai keberhasilan seorang Area Manager.

 

Coba kita coba study kasus seperti terdapat apotek yang memiliki target penjualannya sebesar 105%. Namun, setelah dievaluasi ditemukan bahwa ketersediaan produk menurun, keluhan konsumen meningkiat, SOP yang tidak konsisten hingga ada masalah operasional yang berulang-ulang. Dari sini, jika hanya berpatokan pada target penjualan apotek ini terlihat performanya sehat. Tapi, apakah benar-benar sehat?

 

Selanjutnya, ada juga apotek yang target penjualannya hanya bisa 97%. Namun, apotek ini bisa membuat ketersediaan produk stabil, SOP berjalan dengan konsisten, produktivitas tim meningkat sampai margin yang sehat.

 

Secara seklias, apotek pertama akan terlihat lebih unggul jika hanya melihat target penjualan. Namun jika dilihat potensinya, apotek kedua yang ada kemungkinan menyalip apotek pertama. Hal inilah yang prtlu dipahami oleh Area Manager bahwa penjualan merupakan output yang diperoleh. Sedangkan, proses operasional merupakan inputnya.

 

Area Manager Sebagai Penghubung Strategi dan Eksekusi

Area manager memegang fungsi penting dalam menjadi penghubung antara strategi yang telah dibuat oleh perusahaan dengan realitas yang terjadi di lapangan. Strategi yang dapat dibuat oleh perusahaan seperti melakukan program promosi, pricing, merancang program loyalitas konsumen dan masih banyak lagi.

 

Setelah strategi telah dirancang, Area Manager harus bisa menerjemahkan dan melakukan eksekusinya di apotek. Pada hal inilah Area Manager harus memiliki posisi strategis dan perlu menerjemahkan seperti

Strategi perusahaan

↓

Strategi Area di bawah koordinasi

↓

Rencana per apotek

↓

Ekskusi rencana

↓

Monitoring performa

 

Misal strategi yang telah dibuat tidak dapat diterjemahkan secara jelas oleh Area Manajer, akan membuat target hanya berupa angka pada dashboard. Sebaliknya, Area Manager harus mampu menerjemahkan dari "Apa yang harus dilakukan?" menjadi "Bagaimana cara melakukannya?". Dari hal ini leadership seorang Area Manager diperlihatkan.

 

1. Area Manager Harus Mampu Membaca Angka

Leadership dalam apotek bukan berarti tidak memperhatikan data yang tertampil. Justru, Area Manager harus memahami data guna dapat mengambil keputusan secara objektif.

 

Contoh, omset suati apotek terbaca turun sebanyak -10% dibandingkan bulan sebelumnya. Respon yang biasa terjadi adalah tim di apotek harus lebih agresif, produk harus ditambah dan lain-lain. Padahal, bisa jadi itu hal tersebut bukan penyebabnya. Area Manager harus membedah banyak hal yang tertuang pada data dan akhirnya bisa menemukan akar masalahnya.

 

2. Area Manager Harus Mampu Menentukan Prioritas

Dalam mengelola banyak apotek, setiap permasalahan tidak akan pernah selesai. Hal yang sering terjadi adalah saat Area manager menyelesaikan masalah di satu apotek, nantinya akan ada masalah baru yang serupa muncul di apotek lain. Karena itu, Area Manager harus lihai dalam menentukan prioritas mana yang harus dikerjakan dan akhirnya dapat menyelesaikannya secara bersamaan.

 

Seorang Area Manager harus dapat menentukan apotek menjadi mana yang masuk Recovery atau outlet yang bermasalah dan growth atau yang memiliki potensi. Dengan mampu menentukan apotek priortasnya akan membuat Area Manager bisa monitoring ke arah performance segmentation.

 

3. Area Manager Harus Mengembangkan Keilmuan Apoteker

Kesalahan Area Manager yang sering terjadi adalah terlalu bergantung pada dirinya sendiri dan tidak bisa melakukan delegasi ke tim di bawahnya. Sehingga setiap apoteker yang menemui masalah langsung menyerahkan ke Area Manager untuk diselesaikan. Padahal, jika Area Manager mampu mendelegasikan ke Apoteker akan membagi tugasnya dan masalah yang dibilang "remeh" bisa terselesaikan tanpa Area Manager.

 

4. Area Manager Harus Membangun Akuntabilitas

Leadership tidak berarti bahwa semua kerjaan dilakukan untuk tim. Melainkan, memastikan setiap orangnya memahami apa yang telah menjadi tanggung jawabnya. Jika ada permasalah seperti varian stok yang menurun, Area manager jangan mengatakan "Tolong tingkatan variannya". Namun, bisa membedah seperti

  • Problem: Fast moving SKU mengalami stock out.
  • Root Cause: Forecasting dan monitoring tidak konsisten.
  • Action: Review SKU prioritas dan monitoring harian.
  • PIC: Store Manager / Inventory PIC.
  • Deadline: 7 hari.
  • Measurement: Stock availability meningkat dari X% menjadi Y%.

 

5. Area Manager Harus Memastikan Operational Excellence

Target penjualan tidak akan tercapai tanpa adanya proses operasional yang kuat. Oleh karena itu, Area Manager harus memastikan berjalannya proses operational excellence di masing-masing apotek. Ketika proses operasional bisa berjalan secara konsisten akan menjadi fondasi yang kuat untuk menghasilkan penjualan yang optimal.

 

Hubungannya dapat digambarkan:

Operational Excellence

↓

Process Consistency

↓

Customer Experience

↓

Customer Retention

↓

Sales Performance

↓

Sustainable Growth

 

Dengan hubungan ini membuat Area manager dapat melihat proses operasional tidak hanya sekedar aktivitas yang administratif. Tapi menjadi mesin guna pertumbuhan bisnis berkelanjutan.

 

6. Area Manager Harus Menjadi Problem Solver

Area Manager biasanya akan mengelola berbagai banyak apotek dan masalah akan terus berdatangan. Dari hal ini membuat keahlian Area Manager harus mampi menjadi orang yang bisa menyelesaikan masalah atau problem solver.

 

Daripada bertanya "Apa masalahnya?", alangkah baiknya langsung bertanya "Bagaimana masalah tersebut bisa terselesaikan dan tidak terjadi kembali?". Penyelesaian masalah ini tidak hanya dilakukan untuk hari ini saja. Tapi, tidak dapat terulang dikemudian hari dengan sistem yang telah dibangun.

 

Leadership Area Manager: Dari Controller Menjadi Builder

Berdasarkan pengalaman saya sebagai Area Manager, peran mereka berada pada dua posisi.

  1. Controller, yang berfokus untuk mengawasi operasional, memeriksa kendala, menegur tim dan evaluasi.

  2. Builder, yang berfokys pada memangun sistem, mengembangkan kapabilitas tim, memperbaiki proses operasional yang tersendat dan hingga akhirnya menciptakan pertumbuhan. 

Dalam jangka pendek, seorang Area Manager pada posisi controller memang sangat dibutuhan. Tapi, dalam jangka panjang dan persepektif perusahaan tetap membutuhkan Area manager yang bisa berada pada posisi bulider. Hal ini karena Area Manager akan terbukti leadership nya jika mampu membangun sistem yang kuat serta berkelanjutan.

 

Framework Area Manager: Performance → People → Process → Growth

Untuk memahami peran Area Manager, saya melihat terdapat empat aspek yang saling berhubungan. Empat Asperk ini dimulai dari performance, people, process dan growth.

1. Performance

Aspek ini akan melihat apakah performa apotek saat ini dengan kondisi yang sehat atau tidak. Area Manager bisa melihatnya berdasarkan data yang tertampil pada dashboard serta pengecekan di lapangan.

2. People

People yang dimaksud ini lebih ke arah tim yang ada di apotek. Dengan mengevaluasi tim di sana, akan menunjukkan perkembangan apotek tersebut.

3. Process

Setelah melihat aspek performa dan tim, aspek proses harus dinilai juga. Poin penilaian ini apakah SOP dijalankan dengan konsisten, operational excellence terus dijalankan sampai pelayanan yang cepat.

4. Growth

Dari semua aspek dijalankan, apakah pada akhirnya akan menghasilkan pertumbuhan atau tidak? Pertumbuhan ini tidak hanya diukur sales, tapi bisa dengan loyalitas konsumen, profit yang dihasilkan hingga produktivitas tim.

 

Secara sederhana, dari framework di atas dapat digambarkan seperti:

Performance

↓

Identify Gap

↓

Develop People

↓

Improve Process

↓

Execute

↓

Measure

↓

Growth

 

Kesimpulan

Sebagai Area Manager saya makin memahami bahwa perannya tidak hanya mengejar target penjualan. Mengejar target memang penting dan merupakan hasil akhir dari proses yang panjang. Dari angka penjualan yang tertampil ini dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti proses, stok, operational excellence dan masih banyak lagi.

 

Namun, leadership seorang Area Manager akan menjadi faktor penentu apakah apotek ini bisa bertumbuh dengan pesat atau hanya biasa-biasa saja. Karena ini, Area Manager memerlukan perspektif lain yang lebih luas. Daripada bertanya "Apakah apotek A mencapai target?" Lebih baik "Mengapa apotek berhasil atau tidak mencapai target?"

 

Oleh karena itu, Area Manager tidak selalu menjadi penyelemat saat apotek mengalami masalah. Melainkan, cara membangun tim serta sistem dan akhirnya membuat mereka semakin mampu menyelesaikan masalahnya sendiri. Pada akhirnya, leadership bukan hanya seberapa banyak keputusan yang diambil.

 

Dari sini kita belajar bahwa di industri retail khususnya apotek akan membuat seorang Area Manager yang mampu menggabungkan data, tim, proses, pengalaman konsum dan strategi bisnis membuat perannya akan berubah. Berubah dari awalnya sekedar pengawas outlet menjadi bulider of business performance.